Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ, bên cạnh kịch bản hay và khách mời phù hợp, thì phần thiết bị tổ chức mới là yếu tố “chạy ngầm” quyết định tới 70% sự thành công.
Không chỉ là vài chiếc micro, vài cái loa hay dăm ba cái đèn – mà là cả một hệ thống thiết bị vận hành trơn tru, có người đứng sau theo dõi và xử lý tình huống nếu có sự cố.
Tại TP.HCM, DXaudio là đơn vị chuyên cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói – từ quy mô nhỏ như hội nghị khách hàng cho đến sự kiện hàng ngàn người ngoài trời. Chúng tôi không chỉ cho thuê thiết bị rời, mà mang tới giải pháp trọn gói, đúng nhu cầu – đúng ngân sách – đúng thời điểm.
Một sự kiện trọn vẹn cần những thiết bị gì?
Mỗi sự kiện sẽ có cách setup khác nhau, nhưng về cơ bản, thiết bị thường chia làm 3 nhóm chính:
1. Thiết bị khung sườn – dựng nên không gian sự kiện
Ngay từ bước đầu, chúng tôi thường hỏi khách: “Sự kiện mình làm trong nhà hay ngoài trời?”
Nếu là ngoài trời, chắc chắn cần tới nhà bạt, sàn sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế đại biểu, cổng chào, thảm đỏ, quạt làm mát hoặc hệ thống điều hòa di động.
Còn trong nhà thì sẽ linh hoạt hơn, có thể cắt bớt mái che, nhưng bù lại cần tập trung vào âm thanh – ánh sáng để xử lý không gian kín, tránh vang dội hoặc chói mắt.
Bên cạnh đó là các chi tiết nhỏ mà nếu không có, khách sẽ “có cảm giác thiếu”: bảng tên đại biểu, bục vinh danh, bàn ký tên, bình cứu hỏa, bảng chỉ dẫn WC hoặc sơ đồ chỗ ngồi.
2. Thiết bị trình chiếu, âm thanh ánh sáng – linh hồn của chương trình
Đây là phần quyết định “khán giả cảm được gì” từ sự kiện.
Một chương trình có nội dung hay mà loa rè, ánh sáng tối hoặc màn hình chập chờn thì… khách chỉ mong về sớm.
Chúng tôi cung cấp dàn âm thanh sự kiện từ nhỏ tới lớn, tùy vào địa điểm và số lượng khách.
Hệ thống micro (có dây, không dây, micro cổ ngỗng) luôn được kiểm tra kỹ trước mỗi chương trình. Riêng với những sự kiện cần người dẫn chương trình hoặc thuyết trình di chuyển nhiều, micro đeo tai là lựa chọn tối ưu – vừa gọn, vừa rõ tiếng, không bị hụt âm.
- Xem thêm: Cho thuê micro đeo tai
Về ánh sáng, tùy theo nội dung sự kiện mà chọn đèn sân khấu, đèn moving head, laser hay đơn giản chỉ là hệ thống đèn chiếu sáng đồng đều, dịu mắt. Ánh sáng tốt không chỉ tạo không khí, mà còn giúp cho livestream hoặc quay phim hình ảnh rõ đẹp, không bị cháy sáng.
Với các chương trình cần trình chiếu nội dung, màn hình LED là lựa chọn gần như bắt buộc. DXaudio cung cấp đầy đủ từ màn LED ngoài trời (chống nước) đến màn LED trong nhà, độ phân giải cao, dễ lắp ghép theo mọi kích thước.
- Tham khảo thêm: Cho thuê màn hình LED
3. Các chi tiết hỗ trợ – nhỏ mà có võ
Đây là phần mà nhiều đơn vị hay bỏ sót: hoa trang trí sân khấu, bục phát biểu, bảng flipchart cho workshop, bảng tương tác, remote trình chiếu, dây điện an toàn, bình cứu hỏa, hoặc cả băng rôn, standee…
Chúng tôi thường gợi ý khách chọn theo combo, ví dụ: “sự kiện khai trương” sẽ có combo gồm âm thanh, micro không dây, thảm đỏ, bục cắt băng, hoa chúc mừng, cổng bong bóng hoặc backdrop.
Tất cả đều có sẵn, chỉ cần bạn nói “ý tưởng”, đội kỹ thuật và điều phối của DXaudio sẽ setup phù hợp nhất.
Quy trình thuê thiết bị tại DXaudio – đơn giản, rõ ràng và chuyên nghiệp
- Tiếp nhận thông tin: Khách cung cấp ngày tổ chức, loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm.
- Tư vấn miễn phí: Chúng tôi gợi ý thiết bị phù hợp theo ngân sách và đặc thù sự kiện.
- Gửi báo giá chi tiết: Từng hạng mục rõ ràng, dễ kiểm tra và điều chỉnh.
- Ký hợp đồng – Lắp đặt – Test hệ thống: Có kỹ thuật viên giám sát xuyên suốt.
- Sẵn sàng hỗ trợ 24/7: Trong suốt thời gian diễn ra chương trình.
Khi nào bạn cần âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp?
Trong nhiều trường hợp, khách tổ chức sự kiện lớn (ví dụ countdown, liveshow ca nhạc, roadshow…) cần dàn âm thanh ánh sáng công suất lớn hoặc xử lý kỹ hơn về EQ, delay, chống hú, v.v…
DXaudio có dịch vụ chuyên biệt cho mảng này – với dàn line array, đèn sân khấu công suất cao, hệ thống DMX lập trình tự động.
- Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp
Đừng để sự kiện “mất điểm” vì thiếu thiết bị tưởng chừng nhỏ nhặt
Có những khách hàng đã chuẩn bị đầy đủ nội dung, ekip quay phim – nhưng đến ngày diễn ra lại thiếu ổ cắm điện, thiếu cổng kết nối HDMI, hay micro hết pin giữa chừng. Những sự cố nhỏ vậy thôi, nhưng làm chương trình bị ngắt quãng và gây mất thiện cảm.
Thay vì phải lo từng món nhỏ, hãy để DXaudio lo trọn gói. Việc của bạn là tập trung kịch bản, còn lại chúng tôi sẽ giúp chương trình diễn ra mượt, chuyên nghiệp và đáng nhớ.
Nên thuê theo combo hay tự thuê từng món?
Nếu bạn là người có kinh nghiệm tổ chức, có thể thuê từng thiết bị riêng lẻ. Nhưng với phần lớn khách hàng – nhất là các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức chương trình định kỳ – thì việc thuê combo trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và dễ kiểm soát chi phí hơn.
Hãy liên hệ DXaudio để được tư vấn miễn phí.
Chúng tôi không chỉ cho thuê thiết bị, mà còn là người đồng hành giúp bạn tổ chức một sự kiện thật sự chuyên nghiệp – hiệu quả – và đáng nhớ.
Tìm hiểu các video hoàn thành dự án tổ chức sự kiện của DXaudio
